さとちんBLOG

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会議の目的を明確に

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【決める事が目的】
法則を知ることで明らかにします

 つい最近Tweetした内容。

パーキンソンの凡俗法則(パーキンソンのぼんぞくほうそく)とは、「組織では、些細な物事に対して、不釣り合いなほど重点を置く傾向がある」ということを表しています。代表的な例えとされるのは、ある原子力発電所での会議です。

その会議の議題は「原子炉の建設計画」「自転車置き場の設置計画」の二つ。 どちらが重要な議題であるかは明らか。

しかし「原子炉」については専門的な知識が必要なこともあり
なかなか議論が活発化せずあっさりと結論が出されました。
一方、「自転車置き場」に関しては、誰もが自分の存在を
誇示するかのように様々な意見が出て議論は白熱。

結果、その会議で使われた時間のほとんどは
「自転車置き場」についての議論だった…
、という有名な例え話

このようなシーンは会社の会議では往々にしてあるのではないでしょうか。勿論、会社の会議でなくても複数人が集まって「何かを決める時」も同様に起きる事だと感じます。これ、ちゃんとしましょう!というのが今回お伝えしたい事です。

そもそも会議とは

会議は、組織において、最も重要な人間と人間との間の意思を伝達する手段である。 特に民主主義を標榜する集団に於いては、議決機関である国家や企業は常に会議の形を取り、多数で相談の上で決定する。 ただし、国家や企業のトップが独裁的な場合には、単に形式だけの会議が行われて提出された議案が承認される、という建前に使われる場合もある。 会議形式を会議体という。特に近年、会議の進行役をファシリテーターという(参照:Wikipedia)

なるほど。
民主主義である事も事場の定義の中でフォーカスされているんですね。
要するに、集まって議論して決める事。って事ですね。
て事は、『決める』という事をする為に、短くコンパクトに皆の合意をしっかり得られれば良いんですね、次の3つを実践すれば良い気がします!

①イシューを決める

まずはここです。
この集まりの場(会議)は何を議論して何を決める為のもの?
ここをまずは明確にして、参加者と共通認識を図る事。

②時間配分を決める

何について議論するか決めた上で
複数議題がある場合は、それぞれのテーマ毎に要する時間を決めましょう。さっきの「ある原子力発電所での会議」で言うならそれぞれの時間配分を最初に決めておく事ですね。

③司会進行役を決める

最後に司会進行役です。実はこれが一番大事かもしれません。
誰がその場を取り仕切り、設定時間を意識しながら議論を動かしまとめていくか。

この3つが守られれば集まりの場(会議)の議論はスムーズにいき
「決める事」ができるのではないかと思います。

繰り返しになりますが会議の目的は決める事。

それでわ!!